ChatGPTで引き継ぎメモを整理する方法｜抜け漏れを防ぐ項目とプロンプト例

引き継ぎでは、作業の説明だけでなく「今どこまで進んだか」「次に誰が何をするか」「何がまだ分からないか」を伝える必要があります。ChatGPTは、整理済みのメモを決めた項目に並べる下書き役として使えます。担当や期限を推測させず、引き継ぐ本人が内容を確認するのが基本です。

天翔のAI活用ラボには、公開タイトルで引き継ぎメモのポイントを扱う動画があります。この記事は動画の視聴内容を再現するものではなく、引き継ぎ前に確認する項目と、情報の欠落を見つける手順を中心にまとめています。

引き継ぎメモの書き方｜後任が困らない3つのポイント（YouTube）

まず「次の人が動くための情報」を集める

書き始める前に、次の項目を元資料や担当者への確認から集めます。

作業・案件の名称：社内で使う正式な名称。公開できない場合は入力しない。
目的と完了条件：何を達成すれば終わりか。
現在の状態：完了したこと、進行中のこと、未着手のこと。
次の行動：具体的に何をするか。
担当と期限：決定済みの担当者・日付だけを書く。
注意点・依存関係：先に必要な確認や、待っている情報。
参照先：後任が権限を持って閲覧できる資料の場所。
未確認事項：確認先と、いつ・誰が確認するか。

とくに、担当者・期限・承認状態は推測で埋めると作業の誤りにつながります。分からない場合は空欄のままにせず「未確認」と示し、確認する人や方法を添えます。

社内情報をAIへ送る前に確認する

実在の顧客名、従業員情報、契約条件、認証情報、未公開の案件情報、社外秘の資料などを入力する前に、所属組織の規則と利用が認められたツールを確認してください。仮名に置き換えても、日付や内容の組み合わせで特定されることがあります。規則上利用できない情報は、ChatGPTに送らないでください。

ChatGPTのプラン・アカウント設定・ワークスペース規則でデータの扱いが異なるため、一般向けの設定説明を組織の許可の代わりにしないでください。OpenAIのデータコントロール案内で自分の設定を確認できますが、職場の規則を優先します。

プロンプト例

下の情報と文章は、手順を説明するために作った架空のサンプルです。実在の職場・案件の情報ではなく、ChatGPTから得た実測の出力でもありません。

次のメモだけを使い、引き継ぎ用の下書きを作ってください。
書かれていない担当者、期限、承認、完了状況を推測しないでください。
不足項目は「要確認」とし、確認が必要な理由も残してください。
「目的」「現在の状態」「次の行動」「担当・期限」「注意点」「参照先」「要確認」に分けてください。
個人情報や機密情報は追加しないでください。

メモ（説明用の架空データ）:
- 作業: サンプル案内ページの更新
- 目的: 表示する手順を最新版にする
- 完了: 見出しと本文の初稿を作成
- 未完了: 画像差し替え後の表示確認
- 担当: 未決定
- 期限: 未決定
- 注意: 画像の利用条件を確認してから配置
- 参照先: 社内共有フォルダー（閲覧権限を別途確認）

プロンプトには「入力にない情報を補わない」「不足を要確認とする」と明記します。ChatGPTへの依頼を具体的にし、出力を見てから条件を調整する方法は、OpenAIのプロンプト作成ガイドでも案内されています。

出力を引き継ぎ資料にする前の確認

説明用に整えた出力例です。これも架空のメモを整理した例であり、実際の業務記録ではありません。

目的
- サンプル案内ページの表示手順を最新版にする。

現在の状態
- 見出しと本文の初稿を作成済み。
- 画像差し替え後の表示確認は未完了。

次の行動
- 画像の利用条件を確認し、差し替え後にページ表示を確認する。

担当・期限
- 担当者、期限ともに要確認。

注意点
- 利用条件の確認が済むまで画像を配置しない。

参照先
- 社内共有フォルダー。後任の閲覧権限を要確認。

この例では、担当・期限を勝手に補わず、閲覧権限も確認項目として残しています。実際の引き継ぎでは、参照先が存在することだけでなく、後任がアクセスできることも確かめます。

引き継ぎ前のチェックリスト

完了済みと未完了が分かれている。
次の行動が動詞を使った具体的な作業になっている。
担当・期限・承認者は確定した事実だけが書かれている。
依存する作業、待っている返答、期限の理由が記載されている。
参照資料の場所と閲覧権限を後任が確認できる。
AIが追加した推測、曖昧な「対応済み」などを元資料と照合した。
機密情報を共有してよい範囲で扱っている。
引き継ぐ本人と受け取る人が、重要な点を確認した。

要確認を残したままにしない

「要確認」は、曖昧なまま引き渡すための印ではありません。確認する相手、確認方法、判断期限が分かれば追記し、未解決ならその状態を明確にします。AIの文章を整える作業と、仕事上の担当・期限・承認を決める作業は別です。

引き継ぎの準備は、AIの回答を人が確認する作業の分け方やAIとの制作手順を仕組みに残す方法も参考になります。