ChatGPTで日報の下書きを作る方法｜入力例と事実確認の手順

日報を書くとき、「何をしたかは分かっているのに、文章にまとめるのに時間がかかる」と感じることがあります。ChatGPTには、事実を渡して見出しや文章の形を整える作業を頼めます。ただし、実際に作業した内容や進捗が正しいかを確かめるのは自分です。

この記事では、日報の材料を整理してから下書きを作り、送る前に確認するまでの流れを説明します。天翔のAI活用ラボには、公開タイトルで日報の下書きを扱う動画があります。動画の全編視聴を根拠にした説明ではなく、以下の入力例も説明用に作った架空のものです。

日報が書けない人へ｜ChatGPTで30秒・「今日なにした？」をなくす方法（YouTube）

先に日報の材料を3つに分ける

文章を書き始める前に、次の項目を箇条書きにします。

実施したこと：作業や対応の事実。完了と未完了を区別します。
現在の状態：進んだ割合や確認できた結果。数字が分からなければ無理に作りません。
次にすること：次の作業、期限、確認が必要な点。

「予定」と「完了した作業」を混ぜないことが大切です。分からない項目は空欄や「未確認」として残せば、AIが事実を補ってしまうリスクを下げられます。

入力前に、社内情報を取り除く

会社や組織のルールを先に確認してください。顧客名、個人名、連絡先、未公開の売上、認証情報、社外秘の内容などは、そのまま外部サービスへ入力しないでください。必要なら、実名を「取引先A」のような仮名に置き換え、特定につながる詳細を省きます。仮名化しても、組み合わせから本人や案件が分かることがあります。

ChatGPTのデータ設定や利用条件は、アカウントやワークスペースによって異なります。設定だけを頼りに機密情報を入力せず、所属組織の承認済みツールと規則に従ってください。ChatGPTのデータ管理についてはOpenAIのデータコントロール案内を確認できます。

下書きを頼むプロンプト例

次の入力は説明用に作った架空の業務データです。実際の職場の日報やChatGPTの生成結果ではありません。

次のメモだけを使って、社内日報の下書きを作ってください。
書かれていない事実、数字、完了状況は追加しないでください。
不明な点は「要確認」と表示してください。
「実施内容」「進捗」「次の予定」「相談事項」の見出しで、簡潔な箇条書きにしてください。

メモ（説明用の架空データ）:
- 対象: テスト用サンプルの4画面
- 実施: 3画面の表示確認
- 結果: 3画面は表示確認、1画面は画像の差し替え待ち
- 次の予定: 差し替え画像を受領後、残り1画面を確認
- 期限: 未記入
- 相談事項: 画像の受領予定日は要確認

この例で重要なのは、未記入の期限をAIに推測させない指示です。必要に応じて、日報の書式、文字数、敬体・常体なども追加します。OpenAIの案内も、依頼を具体的にし、回答を確認して必要なら指示を調整する方法を勧めています。プロンプト作成の公式ガイド

出力例も事実と照らし合わせる

以下は上の架空メモを使って説明するための編集例で、実際にChatGPTから取得した回答ではありません。

実施内容
- 対象4画面のうち、3画面の表示を確認しました。残り1画面は画像の差し替え待ちです。

進捗
- 3画面は表示確認済みです。

次の予定
- 差し替え画像を受領後、残り1画面を確認します。

相談事項
- 画像の受領予定日は要確認です。

この文章をそのまま提出するのではなく、元のメモと照合します。例えば「テスト用サンプル」が実際の名称と違わないか、「確認しました」が自分の作業を正確に表しているか、未完了の項目が完了扱いになっていないかを見ます。

送る前の確認チェックリスト

作業した事実と予定が区別されている
完了・未完了、件数、期限が元資料と一致している
AIが加えた推測や曖昧な表現を削除した
人名・顧客情報・機密情報が含まれていない
組織指定の書式、共有先、保存方法に合っている
日報を提出する本人が内容を確認した

数字が必要でも、メモにない割合や工数を補わせないでください。誤りを見つけたら、元データを確認して修正するか、担当者へ尋ねます。

よくある失敗と直し方

「いい感じに日報を書いて」とだけ頼むと、必要な情報が足りず、一般的な表現や推測が混ざることがあります。目的、見出し、使ってよい情報、書かれていない情報の扱いを指定します。

AIの文章を確認せず提出すると、予定が完了として書かれたり、数値が変わったりする可能性があります。出力は下書きとして扱い、元メモと一項目ずつ照合します。

機密情報を入れてから設定を考えるのも避けます。入力する前に組織の規則を確認し、承認されていない情報は入力しないでください。

日報づくりでは、AIに事実を考えさせるのではなく、本人が整理した事実を読みやすく並べ替える用途に絞ると、確認箇所が分かりやすくなります。